8- À vos imprimantes !
Méthodologie
La prévention des déchets de papiers de bureaux passe notamment par la diminution du nombre de pages imprimées. Pour cela, il faut persuader les utilisateurs de n’imprimer que les documents nécessaires.
Par ailleurs, le choix de l’imprimante peut avoir un effet sur le caractère recyclable du papier. A ce sujet, Revipap (le groupement français des papetiers utilisateurs de papiers recyclables) propose des recommandations pour un meilleur recyclage.
→ En accord avec la direction et les salariés, vous pouvez faire quelques changements:
o Choix des équipements :
Privilégiez des machines et des encres économes (cartouches ou toners écolabellisés NF Environnement par exemple, qu’ils soient d’origine ou re-remplis) et ayant un impact réduit sur l’environnement. Privilégiez des machines qui permettent des options avancées (recto-verso, choix de la qualité d’impression, etc.). Le laser est parfois plus performant que le jet d’encre.
Supprimez si possibles les imprimantes individuelles disponibles : en créant des points d’impression communs à un service ou à un bureau, l’utilisateur est responsabilisé et des machines plus performantes sont privilégiées.
o Réglages et consignes - encouragez la densification de l’impression :
Réglez l’impression automatique en noir et blanc, qualité brouillon, sur certaines imprimantes (et signalez-le clairement aux salariés afin que les documents qui ne peuvent pas être imprimés ainsi soient envoyés sur une autre imprimante, pour éviter les réimpressions).
Réglez l’impression automatique en recto-verso (idem).
Fournissez des notices pour imprimer plusieurs pages par feuille (rédigez-les vous-mêmes, consultez le mode d’emploi de votre imprimante ou utilisez ce mémo).
Expliquez à vos collaborateurs que l’option « aperçu avant impression » permet de lire des documents à l’écran de façon plus agréable, et évite ainsi certaines impressions inutiles.
Sensibilisez vos collaborateurs sur la possibilité et l’intérêt de n’imprimer que la partie utile ou intéressante d’un gros document.
Informez-les sur l’option d’impression sécurisée qui permet de mettre en place un code personnel sur l’ordinateur avant de valider une impression (consultez la notice de votre imprimante). Ceci préserve la confidentialité même sur les imprimantes collectives.
o Dématérialisez les factures et autres documents administratifs de correspondance
Ce sera possible en passant à la numérisation ou aux abonnements électroniques, ainsi que les catalogues ou documents que vous pouvez mettre en ligne sur votre site.Réduisez par ailleurs vos abonnements, en ne conservant que ceux qui sont vraiment utiles et utilisés. Notez que la dématérialisation a également un impact environnemental réel (dû principalement à la forte consommation d’énergie des serveurs informatiques). Elle permet néanmoins d’utiliser moins de papier.
o Réfléchissez à la circulation des ramettes neuves
Par exemple, choisissez un lieu de stockage pertinent pour permettre une gestion optimale. Vous pouvez également opter pour une distribution « rationnée » ou notée du papier (avoir un système de coupons par exemple, ou que chacun note ce qu’il prend dans la réserve), afin de responsabiliser les utilisateurs de papier vierge.
o Les plus et les moins
Actions à faible coût et visibles.
Economies sur l’achat papier, de toner et sur la maintenance des imprimantes (car elles sont moins sollicitées)
Difficulté de changer les habitudes. Pour décider vos collaborateurs, présentez-leur à nouveau les enjeux (vous pouvez réutiliser le mémo de la fiche 1 de ce guide). Insistez sur les avantages (environnementaux et économiques), et prévoyez un délai d’adaptation aux nouveaux outils en maintenant la communication. Vos collègues pourront ainsi constater par eux-mêmes qu’utiliser moins de papier n’est pas si compliqué !
→ Ils l’ont fait
Dématérialiser pour utiliser moins de papier
Le site Zéro Papier propose des adresses et conseils pratiques pour les entreprises qui souhaitent dématérialiser tout ou partie de leurs activités. Le site est divisé en 6 rubriques, qui correspondent aux différentes activités d’une organisation (informatique, juridique, achats, ressources humaines, etc.). Il présente quelques notions clés, comme la signature électronique, le e-learning ou les téléprocédures administratives.
→ Outils pratiques
Mémo sur le paramétrage des impressions
Le logiciel d’impression Green Print permet de supprimer les pages blanches, les espaces ou les images d’un document, afin d’économiser le papier. Il indique également les économies réalisées et l’impact environnemental évité.
Pour aller plus loin
- Les lignes directrices REVIPAP pour une meilleure recyclabilité
- Le programme EU Energy Star vise à promouvoir les équipements de bureau performants. L’une des fiches permet de choisir son imprimante.
- Les conseils de l’ADEME sur la gestion du papier
- Vous pouvez – si votre imprimante le permet – instaurer des codes individuels pour chaque collaborateur, ou des codes par service/bureau. Ce code devra être composé sur la machine à chaque fois qu’une impression est demandée. Cette mesure quelque peu contraignante permet d’avoir un comptage individuel des impressions, et évite que des pages soient imprimées puis oubliées sur la machine.
